La inteligencia artificial (IA) y los gestores documentales aparecen como algunas de las herramientas que podrían ayudar a reducir los retrasos en los trámites del Estado colombiano. Según cifras citadas por Innovatech, cerca de 437.000 de las más de 1,2 millones de acciones de tutela registradas en el último año estarían relacionadas con presuntas vulneraciones al derecho de petición.
Más allá del volumen de documentos, el verdadero problema de las entidades públicas radica en su baja capacidad para procesar y responder a tiempo. Según Innovatech, esto se debe al uso de procesos manuales y a la falta de herramientas avanzadas de gestión documental.
“Llega el derecho de petición por correo electrónico, pero muchas veces no existe una plataforma de gestor documental que cuente con IA para facilitar una respuesta rápida, y por eso el trámite termina en una acción de tutela”, explicó Luis Alfredo Gómez, presidente de Innovatech.
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La propuesta de Innovatech para utilizar la IA en los trámites públicos
- La IA permite clasificar documentos, extraer datos relevantes y realizar búsquedas inteligentes sin necesidad de revisión manual.
- Mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los documentos físicos escaneados se convierten en archivos digitales procesables y consultables.
- Innovatech destaca que la digitalización exige ordenar los archivos bajo los lineamientos del Archivo General de la Nación para que sean eficientes y fáciles de compartir.
- Mientras las grandes ciudades avanzan en gestión digital, los municipios pequeños (categorías 4, 5 y 6) sufren por falta de presupuesto, infraestructura y personal calificado.
- De acuerdo con Gómez, las alcaldías de zonas alejadas enfrentan los mismos marcos y exigencias legales que las capitales con presupuestos billonarios.
- La integración y conexión entre los sistemas del Estado es vital para evitar la duplicación de trámites y agilizar el seguimiento ciudadano.
- La digitalización total de los archivos públicos en Colombia no será inmediata; según Innovatech, podría tomar al menos una década.
- Según Gómez, el objetivo final de la tecnología debe ser resolver las necesidades reales y cotidianas de las personas.
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