En un contexto donde las exigencias regulatorias y operativas crecen a ritmo acelerado, la gestión documental automatizada se posiciona como una solución estratégica para las empresas latinoamericanas, especialmente en el área de Recursos Humanos (RR.HH.). Así lo confirma un reciente análisis del Observatorio de Desarrollo Digital de CEPAL, que advierte sobre los rezagos tecnológicos en el sector productivo de la región.
La gestión manual de documentos en RR.HH. —aún común en muchas organizaciones— genera consecuencias críticas: pérdida de documentos clave, vencimientos no controlados, duplicidad de información e incumplimientos legales y sanciones.
En sectores con alta rotación o tercerización, estos errores se traducen en reprocesos de nómina, demoras en contrataciones y pérdida de confianza interna y externa. Es por eso que empresas como Defontana han desarrollado soluciones que van más allá del simple almacenamiento digital.
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Más del gestor documental de Defontana
- Desde Defontana explican que la integración con módulos de nómina, asistencia y firma electrónica permite una trazabilidad completa del ciclo de vida del colaborador.
- El gestor documental de Defontana integrado al software de RR.HH. permite:
- Centralizar contratos, anexos, certificaciones y documentos regulatorios.
- Automatizar alertas de vencimiento con flujos de trabajo inteligentes.
- Proteger la información con permisos personalizados y trazabilidad completa.
- Auditar con registros históricos de versiones y modificaciones.
- Según Rigoberto Caballero, director nacional de Defontana, la digitalización inteligente de estos procesos se ha convertido en una prioridad estratégica para mantener la competitividad.
- El gestor documental de Defontana también responde a los desafíos de protección de datos personales, con cifrado, control de accesos y cumplimiento de normativas locales. Su arquitectura 100 % web permite escalar operaciones entre múltiples sedes sin perder control ni trazabilidad.
Foto: Defontana.