Que los empleados en movilidad tengan que adelantar dinero de su propio bolsillo para los gastos de un viaje de empresa no es una buena idea. Entre otros muchos motivos, el trabajador no tiene ningún deber de financiar al negocio, y además este desconoce si el empleado está en condiciones económicas para realizar este desembolso.
Cuando se prevén unos gastos de viaje cuantiosos, numerosas empresas optan por anticipar el dinero al empleado, pero la cantidad que se adelanta se basa en un cálculo aproximado, y posteriormente hay que gestionar la devolución del dinero sobrante o bien la liquidación del efectivo que finalmente el viajero de negocios ha tenido que poner de más.
Las plataformas para la gestión de viáticos y gastos de viaje como Tickelia ofrecen una solución sencilla a este problema, mediante la automatización de la solicitud de anticipos.
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Ventajas de automatizar la solicitud de anticipos
Los anticipos para los viáticos y el resto de los gastos durante los viajes de negocios pueden gestionarse manualmente, pero a menudo esta opción conlleva una serie de problemas, como los errores derivados de la entrada manual de datos o los desacuerdos entre las dos partes sobre el efectivo adelantado. Aprovechar las funcionalidades de soluciones de gestión de gastos de empresa como Tickelia para automatizar la solicitud de anticipos se asocia a cinco beneficios básicos:
1. La solicitud del anticipo se puede realizar mientras el profesional está viajando. De este modo se puede hacer frente a imprevistos con un coste elevado como la necesidad de comprar un nuevo billete de avión, ante la cancelación de un vuelo.
2. La automatización de la legalización de gastos de viaje y viáticos permite, asimismo, configurar flujos de aprobación multinivel, en función del importe solicitado, que garantizan que el anticipo cuente con el visto bueno del responsable, del empleado o del líder del proyecto.
3. Algunas de estas herramientas tecnológicas también permiten establecer un perfil de gestión para el responsable de tesorería, para mantener un control óptimo y en tiempo real sobre los gastos.
4. Con la automatización de la solicitud de anticipos, la gestión de las devoluciones es automática. Asimismo, la solución realiza el ajuste inmediato de las liquidaciones positivas o negativas a devolver.
5. Finalmente, con la gestión automatizada de los anticipos, la pérdida de un comprobante, una factura o un tiquete deja de ser un drama, porque el empleado puede ir digitalizando sobre la marcha estos documentos, con solo tomar una foto con su Smartphone. De este modo, la legalización de gastos y la justificación del anticipo se pueden llevar a cabo prácticamente en tiempo real.
Y es que, con el uso de soluciones tecnológicas como Tickelia, la legalización de gastos se realiza con solo digitalizar los justificantes, ya que la tecnología OCR en la App captura los campos de información relevantes y los envía directamente al dashboard del manager para su aprobación y al departamento de administración para su gestión contable y liquidación.
Foto: Tickelia.