En días pasados, durante una conferencia virtual organizada por SAP Concur, el tema principal hizo referencia al cambio en la estructura de costos de las diferentes organizaciones a raíz de la pandemia. El evento reunió a líderes empresariales como Carlos Huerta, director financiero de Falabella en Colombia; Javier Tovar, especialista en gestión, de control financiero de Inalde; Luis Torres, Arquitecto de soluciones en Sonda; y el co-anfitrión Miguel Ruiz, director de consultoría de soluciones para América Latina de SAP Concur. También, los acompañó Mauricio Jaramillo, el moderador de dicho espacio, que vino en representación de Impacto TIC.
Durante la sesión, los participantes coincidieron en que algunos de los cambios que se dieron en las empresas a causa de la pandemia serán permanentes. Por ejemplo, al momento de retomar los eventos y reuniones con personas la dinámica será distinta, ya que se van a mantener las medidas de bioseguridad. También, algunas empresas como Rappi marcaron la pauta al declarar la virtualidad permanente y ‘devolver’ el edificio que utilizaban para sus oficinas.
Todo esto significa que habrá un nuevo modelo de negocios y otra forma de pensar en las organizaciones. Esto a su vez traerá cambios en la estructura de costos que será definitivo cuando la pandemia acabe. Esto es porque algunas cosas adoptadas en dicho período se mantendrán y las preexistentes cambiarán.
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Qué debes saber
- Según Falabella Colombia, ellos solían despachar por Internet solo el 20% de sus ventas totales y luego a raíz de la pandemia esto pasó a ser casi el 100%. Huertas explicó que, de un día para otro, trajo un problema logístico con nuevos costos y nuevos desafíos que antes no estaban. De ahí:
- Se produjo un esquema de constante autorregulación para adaptarse a los cambios. Por ejemplo, al momento de hacer un viaje de negocios, algunos prefirieron cambiarlo por las videollamadas, debido al riesgo de enfermarse. Los mismos empleados sugirieron o encontraron nuevas formas de hacer las cosas.
- Surgió un proceso de adaptación en cuanto a los gastos del personal. Se enviaron algunos a su casa agotando los días de vacaciones, otros trabajando en remoto y otros, lamentablemente, fueron despedidos.
- La forma de pensar de las organizaciones cambió permanentemente. Explicó Tovar que las organizaciones se volvieron mucho más tecnológicas y, paralelamente, se adquirió una gran habilidad estratégica.
- Huertas, haciendo mención a que no todos están bien posicionados a realizar el teletrabajo, puso en duda qué tan sostenible es este modelo en el tiempo.
- Ruiz dijo que los costos varían según la industria. Aunque las empresas de retail fueron las más afectadas, las industrias farmacéuticas, de logística y mensajería obtuvieron beneficios de la pandemia.
- Los gastos de las oficinas se trasladaron a los hogares. Por ejemplo, mayor uso del Internet, ya que los padres trabajaban por Internet y los hijos estudiaban a distancia, por lo que el ancho de banda no daba abasto. En este sentido, algunas empresas colaboraron con los gastos adicionales de sus trabajadores derivados de trabajar en casa. No obstante, estas tuvieron que buscar una manera de visualizar esos gastos. Para esto han usado herramientas tecnológicas como las de SAP Concur, que a su vez han disminuido los costos operativos un 30%.
- El control de las empresas en la nueva normalidad, dijo Torres, es mas que solo límites y parámetros en los gastos. De hecho, también consiste en un sistema de diagnóstico y un sistema de creencias en la cultura de las empresas que debe estar enfocado en las personas. O sea, salir de lo cuantitativo y centrarse en medir lo que realmente importa, pensando a largo plazo.
- Para la gestión de los gastos, la tecnología ha sido una gran aliada. Miguel Ruiz dijo que esta ayuda a reducir procesos redundantes o manuales. Por ejemplo, da visibilidad en tiempo real de los gastos de los empleados, sobre todo en el caso de los adelantos de efectivo o el uso de una tarjeta de débito corporativa. En síntesis, la visibilidad en tiempo real de los gastos, saber en qué gastan los empleados, ahorra dinero a la empresa. Por ejemplo, definir los gastos que pueden realizarse con la tarjeta corporativa y los que no.
- Las empresas grandes y pequeñas, mencionó Torres, están invirtiendo en tecnologías de gestión de gastos. Además, la inversión también se centra en tecnologías que crean espacios de trabajo seguros que evitan ciberataques y garantizan que el capital humano esté apto y cómodo para teletrabajar.
«La mejor política de gastos no es la más restrictiva o controlada, la mejor política de gastos es la visible».
Miguel Ruiz, de SAP Concur
Imagen: Gilly , vía Unsplash.