Una encuesta realizada por la empresa alemana SAP Concur reveló que el 75% de los líderes financieros admiten que dentro de sus empresas suelen pasarse del presupuesto de viaje, gastos y facturas. La principal razón es que los negocios no han automatizado sus procesos y siguen controlando los gastos de viaje de forma manual. Esto trae como consecuencia errores e inconsistencias en los reportes de cada empleado. Además, esto se presta para que existan puntos ciegos y fraudes.
Para ello la empresa SAP Concur recomienda usar la tecnología automatizada que permita acceder y aprovechar los datos en tiempo real. De este modo, la gestión y aprobaciones se harían sobre la marcha para establecer los controles requeridos. Por ejemplo, pueden usar una app sencilla que permita seguir la ruta de viaje con GPS y registrar los recibos por medio de una foto. También, optar por hacer reservaciones de transporte u hospedaje con plataformas al estilo de Uber o Airbnb, ya que allí solo usarían las opciones que se ajustan a sus políticas. De esta forma, las empresas invertirán más tiempo controlando los gastos que gestionando el proceso.
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Estos son los resultados de la encuesta
- Más del 10% del presupuesto anual de una compañía típica se dedica a gastos y viajes.
- Solo el 9% de las compañías tienen acceso a datos en tiempo real para análisis y planificación.
- El 81% de los líderes financieros admiten que hay puntos ciegos en cuanto a gastos, viajes y facturas de su compañía.
- Casi el 30% de los fraudes pasan por debilidades de control interno.
- El 35% de los empleados dicen que tardan demasiado tiempo en enviar los gastos.
Algunos consejos de SAP Concur para mejorar la gestión de gastos de viaje
- Usar la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para:
- Clasificar automáticamente los cargos en los reportes de gastos y, al mismo tiempo, brindar los registros que se necesitan.
- Auditar cada recibo y asegurarse de que se cumplan todas las políticas.
- Dejar atrás las hojas de cálculo de kilometraje y abrir paso a un seguimiento sencillo por GPS.
- Permitirle a los empleados planificar su viaje y solicitar aprobaciones. Así podrá controlar los costos antes de gastar el dinero.
«Contar con herramientas especializadas para la gestión de gastos no solo permite reducir los tiempos de aprobación y ejecución de tareas, sino que también brinda la posibilidad de que todo el equipo de trabajo esté alineado con las políticas de la empresa y de esta manera se pueda evitar el fraude, reducir las pérdidas económicas».
Lilly Levi, Chief Operating Officer para SAP Concur Latinoamérica.
Imagen: NeONBRAND, vía Unsplash.