Con la llegada de la pandemia del coronavirus COVID-19 al mundo, muchas personas tuvieron que migrar su trabajo a lo virtual. Sin embargo, adaptarse a esto no es algo sencillo. El ‘ausentismo virtual’ nació de los primeros intentos de adaptación a esta nueva modalidad en el campo laboral, también conocido como ‘Home Office’.
El ‘ausentismo virtual’, según la gerente de recursos humanos Ana Cuervo, es básicamente el índice de ausencia del personal en su puesto de trabajo. En este caso, nos referimos a la problemática de mantener una presencia virtual a la que se le suman diversas variables. Entre esas cosas nos encontramos con que la familia entera se encuentra en casa durante el confinamiento, las tareas en el hogar crecen y atender videoconferencias requiere de una planificación y organización para reunir a todo el equipo. Es por todo esto que muchas veces las empresas registran un alto índice de ausencias o cámaras apagadas y micrófonos silenciados.
Para combatir este nuevo problema laboral de cuarentena, es importante saber cómo evitar que esta situación te pueda ocurrir a ti o a tu equipo. Es decir, una videoconferencia con tu equipo de trabajo debe ser algo productivo e informativo, por lo que todos deben estar atentos a la información y las decisiones que se toman. A continuación, compartimos contigo algunos consejos de cómo evitar el ‘ausentismo virtual’ en el trabajo, según ebizLatam.
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8 consejos para evitar el ‘ausentismo virtual’
1. Ser flexible y estar dispuestos a cambios.
Es importante saber que a la hora planificar una reunión no todos suelen disponer del mismo tiempo. Por este motivo, debe existir una flexibilidad en la organización y una disposición abierta a cambios en la hora pautada.
2. Darle una duración estratégica a las reuniones.
Para hacer que una reunión sea efectiva para todos, lo recomendable es que tenga una corta duración, como de 30 minutos. En ese tiempo es más probable que las personas puedan desligarse de las variables del hogar y aprovechar al máximo la videoconferencia.
3. Tomar en cuenta la relevancia de una reunión antes de programarla.
Es importante ser conscientes de que la reunión sí es importante, con el fin de mantener el interés de asistencia de los participantes. Es decir, si se hace una reunión para cada tema, por insignificante que sea, esto puede causarle cansancio a los empleados. La recomendación es que si lo que se quiere discutir hoy se puede hacer en una semana sumado a otro tema, sería mejor programar para aquel momento.
4. Comenzar una reunión de lo puntual a lo general.
Para aprovechar al máximo el tiempo en una reunión, lo recomendable es comenzar hablando del punto concluyente antes de conversar sobre lo general. Esto ayudará a que todos sean conscientes de lo más importante antes de que alguno deba ausentarse mientras transcurre la videoconferencia.
5. Informarse previamente del tema de la reunión.
Para que todos estén preparados de antemano, una estrategia que aumenta la eficacia es que todos los participantes tengan la información previa de lo que se abordará en la reunión.
6. Mantener un enfoque práctico y dinámico.
Una reunión práctica que cumpla con todo lo anterior ayuda a eliminar todo lo que pueda ser una pérdida de tiempo; y si además tiene un enfoque dinámico, mantendría atento al equipo hasta el final.
7. Si dispones de una, enciende tu cámara.
Dependiendo de cada participante, tener la cámara encendida ayuda a la interacción en las conversaciones, ya que puedes ver a la persona que habla e incluso interpretar el estado anímico de cada uno. Sin embargo, hay personas que se sienten más cómodos expresándose solo a través del micrófono, de texto o usando otras herramientas expresivas como emojis.
8. Deja una huella positiva.
Algo que mantiene a un equipo de trabajo motivado es que siempre exista empatía y una palabra de aliento. Asimismo, se debe reconocer el esfuerzo por salir adelante en el contexto de la situación que se vive en cada empresa.
Imagen: energepic.com, vía Pexels.