A partir del 4 de agosto de 2020, según la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), las empresas del Sector Sanitario deben migrar a la factura electrónica. La implementación de esta normativa ayudará a mejorar la gestión interna de dichas compañías. Sin embargo, para comenzar a hacerlo es importante seguir algunos consejos que pueden tomar en cuenta todas las empresas del país.
Lo fundamental de saber cómo migrar a la e-Factura (factura electrónica), es que las empresas del Sector Sanitario deben adaptarse al nuevo proceso antes de la fecha fijada por la DIAN. Cabe destacar que es vital contar con el apoyo de un proveedor especializado; una asesoría profesional durante la implementación de esto, evitará errores, retrasos y sanciones. A continuación, te presentamos algunos consejos fundamentales que ofrece Seres, empresa especialista en soluciones de Intercambio Electrónico Seguro de Documentos.
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Cómo implementar e-Factura en tu empresa en 4 pasos
1. Toma en cuenta las opciones de inversión que pueden acelerar el proceso.
Según SERES, hay que tomar en cuenta 3 opciones que ofrecen diferentes ventajas. Sin embargo, todo depende de la metodología que la empresa prefiera para implementar la e-Factura en sus procesos.
- La primera opción es adquirir soluciones tecnológicas como software y hardware que ofrece el mercado para manejar la facturación electrónica desde una aplicación.
- La segunda opción es una solución tecnológica que recomienda la DIAN. Se trata de DBNet Generador XBRL, una aplicación que etiqueta la información financiera y de negocios sin que sea necesario introducir, adaptar o actualizar los datos manualmente.
- La tercera opción es hacer una adaptación a la información para exportar e integrar los programas informáticos que ya usan las empresas para manejar sus procesos. Esto permite agrupar los datos para crear la factura final o desagruparlos para integrar la información en los programas internos de las mismas.
2. Asegúrate de que la solución que elegiste funcione para tu empresa.
Luego de haber tomado una decisión entre las opciones para adaptar la empresa a la facturación electrónica, es importante hacer pruebas preliminares. De esta forma evaluarás si el servicio que elegiste funciona para tu empresa. Asimismo, asegurar la adaptación del sistema para hacer llegar las e-facturas con la forma y el formato electrónico que requiere la DIAN.
3. Certifica que tus clientes también se pueden adaptar a la solución.
Después de verificar que en efecto el sistema funciona bien en la empresa de manera interna, ahora debes comenzar a emitir las e-facturas. Durante este proceso se podrá evaluar que el cliente recibió correctamente la factura y la puede gestionar.
4. Asegúrate de que el nuevo sistema se adapte y actualice según la normativa de la DIAN.
Al momento de que tu empresa esté finalmente adaptada al proceso de facturación electrónica, no olvides que dichos procesos deben adaptarse y actualizarse según los cambios y modificaciones que realice la DIAN.
Imagen: Karolina Grabowska, vía Pexels.